Des agents IA tiennent le CRM, les relances et le téléphone d'un cabinet d'assurance.

Un courtier qui tient seul son cabinet, en pleine croissance, a confié à des agents IA le suivi de ses dossiers, ses relances et son téléphone. Objectif du mandat : récupérer plus de 35 heures par mois.

Gravure à l'encre teal sur papier crème : le bureau d'un courtier, un téléphone à cadran, une pile de dossiers, une lampe et un écran ; au mur, un calendrier.
Client
Cabinet de courtage en assurance · Québec
Systèmes
noCRM, Gmail, téléphonie IP
Mise en production
5 semaines
Volume
≈ 35 dossiers et 75 appels par mois

Résultats

  • ≈ 46 h

    libérées chaque mois, tous agents confondus.

    Estimé

  • 24/7

    de réponse au téléphone, au lieu des seules heures de bureau.

    Par conception

  • Lundi 7 h

    un rapport des dossiers qui dorment et du montant à risque, chaque semaine.

    Par conception

Détail de l'estimation : briefings des dossiers 9 h · rattachement des courriels 6 h · courriels par étape 10 h · alertes et rapport du lundi 5 h · transcription des messages 10 h · agent vocal 6 h. Calculé à partir des volumes réels du cabinet et du temps passé avant l'automatisation.

01

Le problème

Le cabinet grandit, mais une seule personne tient toutes les opérations : soumissions, relances, suivi des dossiers et téléphone.

  • Les courriels restent dans la boîte de réception, pas dans les dossiers du CRM.
  • Les relances et les dossiers qui dorment dépendent de la mémoire d'une seule personne.
  • Hors des heures de bureau, personne ne répond au téléphone.

02

Ce qu'on a construit

Des agents branchés sur le même CRM. Avant chaque échange, le courtier a un briefing du dossier ; les relances partent seules ; et chaque lundi, un rapport lui dit quels dossiers risquent de lui échapper.

Maquette · données fictives

Dossier · Assurance habitation

Famille Roy

En soumission

Briefing IA · mis à jour après le dernier échange

Résumé
Soumission habitation pour une maison unifamiliale. Le client compare avec son assureur actuel, dont le contrat se renouvelle le 3 novembre.
Historique
Photos du sous-sol reçues aujourd'hui. La question sur la franchise est restée sans réponse.
Action recommandée
Rappeler avant vendredi pour confirmer la franchise et présenter la soumission finale.

Relances automatiques

  1. J+5Relance envoyée le 9 octobre
  2. J+10Relance prévue le 14 octobre
  3. J+20Sans réponse : dernier courriel, puis dossier annulé

Rapport du lundi : soumission en attente depuis 12 jours, le dossier figure dans le rapport de cette semaine.

  1. Un briefing avant chaque échange

    L'IA résume le dossier, l'historique des échanges et l'action à faire, à partir des courriels et des notes du CRM.

  2. Des relances automatiques

    Aux 5e, 10e et 15e jours. Sans réponse au 20e, un dernier courriel part dans la langue du client, et le dossier est annulé.

  3. Le rapport du lundi

    Chaque semaine, les dossiers qui dorment, les soumissions en attente et le montant à risque, avec un résumé écrit par l'IA.

03

Comment ça marche

  1. 01

    Un courriel arrive

    L'agent le rattache au bon dossier et met le briefing à jour.

  2. 02

    Le dossier avance

    À chaque étape, le bon courriel part. Un dossier gagné déclenche des suggestions de ventes croisées.

  3. 03

    Le lundi, le point

    Un rapport liste les dossiers qui dorment, les étapes bloquées et le montant à risque.

  4. 04

    Le téléphone répond

    L'agent vocal accueille, qualifie et prend rendez-vous, 24/7.

Prochaine étape. Mesurer le temps réellement récupéré, puis ouvrir les mêmes outils aux courtiers qui rejoindront le cabinet.

Un processus comme celui-ci chez vous ?

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